Digitale mødeformer

Her er der tale om møder/konferencer hvor publikum deltager online. Alle oplæg fra konferencelokalet streames til deltagerne, som ikke er tilstede. Ofte er der kun talere, panel og ordstyrer tilstede i lokalet.
Deltagerne kan sidde hver for sig hjemme privat eller på kontoret - eller de kan sidde samlet i forskellige hubs (grupper) evt. i andre konferencelokaler på andre adresser.

Teknik: Det tekniske udstyr består som oftest af flere kameraer, ekstra lyd, lys, skærme og streaminglink. Herudover kan særlige løsninger til chatfunktioner eller call-ins tilpasses.

Vi tilbyder også hybrid løsninger, der gør det muligt at kombinere det fysiske møde/konference med et online videomøde – altså et hybridmøde. 
Et hybridmøde er et møde/konference, der er en kombination af deltagere i lokalet og deltagere, der f.eks. sidder hjemme eller på en anden lokation. Alle deltagere modtager samme lyd og billeder fra både skærmpræsentationer og fra oplægsholdere. Deltagere fra andre lokationer, kan evt. interagere under konferencen i chatrum ved at man kan skrive kommentarer undervejs. Ved call-inns kan en deltager stille spørgsmål med lyd og billede. Denne løsning er som alle andre løsninger skalérbar.

Teknik: Det tekniske udstyr afhænger af, hvor mange I er og hvilke løsninger I ønsker. Det aftales med vores AV-stab når I bestiller

Se evt. vores caseside med eksempler fra hybridmøder som vi har afviklet. 

Alle mødeformer kan understøttes med digitale løsninger, der både optimerer udbytte og oplevelse. Du finder inspiration under Cases nederst på siden. Herunder eksempler på mødetyper der med succes kan konverteres med onlinefunktioner.

En Generalforsamling/Kongres 
Et typisk hybridmøde som suppleres med registrerings- samt afstemningsudstyr. Afstemninger kan både foretages i salen og ved online deltagelse i samme system med en bærbar eller via smartphone med internetadgang.
Som oftest er formandskab og ordstyrer som minimum i salen og i hybridmødet kan deltagerne være tilstede og hjemme eller på anden lokation.

Undervisning /Pressemøde
Deltagerne sidder i salen, men i visse tilfælde skal en oplægsholder kobles op udefra. Dette kan kræve yderligere teknik end Hybridmødet f.eks et ubemandet kamera, stationære mikrofoner samt en tekniker, der supporterer undervejs, så man sikrer sig at oplægsholderen går klart igennem til salen. 

Foredrag/Kick-off
Et klassisk fordrag eller kick-off er ofte en-vejskommunikation. Oplægsholder er tilstede i salen og deltagerne sidder ved stolerækker. Her kræves mikrofon og et evt stationært kamera, hvis fordraget skal optages til senere brug eller hvis det skal streames til deltagere. I sidste tilfælde kaldes det Hybridmøde.

Hvordan finder man den bedste løsning til det digitale møde? 
Der er mange hensyn man skal tage, inden man beslutter sig for teknikken. 

Her kommer nogle enkle råd og overvejelser, inden den tekniske løsning bliver aftalt.

1. Hvad er mødets formål? Er det undervisning, ren orientering, debatmøde eller kræves der gruppearbejde eller afstemninger?
2. Hvilken slags information skal deltagerne modtage inden onlinemødet? Skal de feks. have installeret særlig software, inden man logger sig på mødet?
3. Hvad skal oplægsholderne være opmærksomme på? Er der særlig krav til sceneskift, kropssprog, placering, og hvordan man taler til et kamera, hvis man plejer at tale til live-forsamlinger.
4. Hvordan tilrettelægger I bedst mødet efter en drejebog? Hvad skal vises og hvornår skal det vises på streamet.
5. Husk f.eks også at sikre jer, at kontrakter med oplægsholderne dækker, hvis I optager mødet og bruger indholdet igen.

Den helt rigtige AV-produktion er vigtig ved de fleste konferencer og møder. For at sikre en succesfuld produktion og integration med scene, lyd og lyssætning, har vi i DGI Byen vores egen AV-afdeling.

Vi har dygtige og erfarne projektledere og AV-teknikere, der er vant til at servicere alt fra de helt små møder til events med flere tusinde gæster, koncerter, shows, TV produktioner, kongresser og meget mere. 

Vi sørger for, at der til ethvert møde/konference er et team af dygtige fagfolk fra vores AV stab til rådighed på dagen. 

Ordforklaringer for teknik og AV finder du her